Таблицы и CMS сайта вместо единой системы обращений
Федерация стритлифтинга России получает обращения от официальных лиц и спортсменов. Их обработкой занимается секретариат, и от его работы зависит, насколько быстро участник получит ответ по своему запросу.
До внедрения федерация обрабатывала обращения в Google Sheets и в CMS своего сайта. Входящие запросы были разнесены по разным инструментам, статус заявки приходилось отслеживать вручную, а участник не получал автоматического сообщения о том, что с его обращением что-то изменилось.
Для спортивной организации такие обращения — часть сервиса для своих членов. Когда заявки распределены между таблицей и административной панелью сайта, сложно понять, сколько запросов в работе и насколько быстро на них реагирует команда.
Собрать все каналы заявок и сделать статусы прозрачными
Объединить все источники обращений в одну интегрированную систему, автоматизировать уведомления участников о статусах их заявок и внедрить аналитику для мониторинга эффективности работы секретариата.
Для спортсменов и официальных лиц
Отправить обращение через сайт и автоматически узнавать о смене его статуса, не уточняя вручную, на каком этапе находится заявка.
Для секретариата
Работать со всеми заявками в одной системе вместо таблиц и административной панели сайта.
Для руководства федерации
Видеть аналитику по времени реакции на заявки и общей эффективности секретариата.
Три контура CRM для спортивной федерации
Внедрение строилось вокруг пути обращения: заявка попадает в amoCRM с сайта, проходит этапы обработки, участник получает уведомления, а руководство видит итоговую картину.
Веб-формы сайта интегрированы с amoCRM, и все каналы входящих запросов сведены в одну систему.
Сценарии amoCRM систематизируют работу с запросами и автоматически уведомляют участников о смене статуса заявки.
Инструменты аналитики отслеживают время реакции на заявки и общую эффективность работы.
Как мы перевели секретариат в amoCRM
- 01
Разобрали текущий процесс
Исходной точкой стала работа с обращениями в Google Sheets и CMS сайта и задача свести все каналы в одну систему.
- 02
Разработали сценарии amoCRM
Описали и настроили сценарии обработки обращений в amoCRM.
- 03
Интегрировали веб-формы сайта
Настроили передачу заявок с форм сайта федерации напрямую в amoCRM.
- 04
Систематизировали обработку запросов
Упорядочили процесс работы секретариата с обращениями и отслеживание их статусов.
- 05
Автоматизировали уведомления
Настроили автоматическую отправку участникам уведомлений о смене статуса заявки.
- 06
Внедрили аналитику
Подключили инструменты для отслеживания времени реакции на заявки и эффективности секретариата.
По данным исходной публикации Gulian Digital, по итогам внедрения удалось договориться с amoCRM о предоставлении федерации бесплатной лицензии.
Секретариат работает в одной системе
Федерация перешла от разрозненных таблиц и административной панели сайта к единому процессу в amoCRM. Цифры по времени реакции и нагрузке на секретариат в исходной публикации не приводятся, поэтому результат описан качественно.
- Все заявки централизованно обрабатываются через amoCRM.
- Обращения с веб-форм сайта поступают в систему автоматически.
- Отправка уведомлений о смене статуса заявки автоматизирована.
- Руководство получило доступ к аналитике работы секретариата.
- Клиент положительно оценил внедрение и индивидуальный подход команды.
Факты взяты из публикации Gulian Digital на gulian.am (2023), включая сведения о бесплатной лицензии amoCRM. Оценки эффективности — данные проекта и клиента, а не независимое измерение.
amoCRM, веб-формы, уведомления и аналитика
Что вошло в проект
Анализ процесса работы с обращениями, разработка сценариев amoCRM, интеграция веб-форм сайта, систематизация обработки запросов, автоматические уведомления о смене статуса и инструменты аналитики работы секретариата.